ScanFlow   ... a hledání v archívu je radost


Co je ScanFlow

Digitalizace Archivace

Popis systému ScanFlow
ScanFlow je nástrojem, který umožňuje pomocí multifunkčních kopírek Konica Minolta převádět papírové dokumenty do editovatelných či prohledávatelných formátů. Navíc ScanFlow nabízí i základní řešení pro archivaci dokumentů ovládané přes zařízení Konica Minolta, které se tak stává skenovacím rozhraním archívu. Použití multifunkčních zařízení Konica Minolta s aplikací ScanFlow je ten nejjednodušší způsob jak všem svým zaměstnancům zpřístupnit možnost převodu papírových dokumentů do Wordu nebo Excelu, aniž by museli použít jakoukoli další aplikaci, nebo zvláštní pro tyto účely určený přístroj. Již vytištěné dokumenty tak lze snadno upravovat bez nutnosti pracného přepisování a to pomocí zařízení, které je v kanceláři denně používáno.

Uživatele nadchne
• výrazné usnadnění práce, odstraněním pracného a časově náročného přepisování papírových dokumentů
• intuitivní ovládání, pomocí něhož jsou tištěné dokumenty převedeny do Wordu či Excelu jedním dotykem
• není nutné ovládat další aplikace a zařízení a učit se pracovat s jinou technikou, než která je dennodenně používána
• vysoká rychlost zpracování, kdy výsledné soubory jsou doručovány do emailu či datového úložiště během několika sekund

Co zaujme finančního ředitele
nízké pořizovací náklady - stačí jen jedna licence umístěná na serveru zpřístupněná uživatelům prostřednictvím MFP
• několikanásobné zrychlení a zjednodušení práce zaměstnanců, kteří neztrácí čas při prohledávání papírových dokumentů
• efektivnější využití práce zaměstnanců, kteří zbytečně neplýtvají úsilím nad mechanickým opisováním dokumentů

Skenování do archívu
Spokojení zaměstnanci ScanFlow umožňuje digitalizaci archivovaných dokumentů do prohledávatelných PDF a jejich uložení do určených složek v archívu. Nalezení požadované informace je pak pro fulltextový vyhledávač otázkou okamžiku.

Skenování do emailu
Stejně jako při skenování do standardních obrazových formátů TIFF, JPEG a PDF umožňuje i ScanFlow odesílání převedených dokumentů DOCX, XLSX, sPDF přímo do emailové schránky cílového příjemce skenů.

Skenování do složky
Při skenování většího množství dokumentů můžete pociťovat omezení e-mailu v povolené velikosti příloh, kapacitě schránky, nebo v případě používání externího poštovního serveru v pomalejším přenosu dokumentů. Pak je výhodnější dokumenty ukládat přímo do cílových složek v počítačích uživatelů. ScanFlow umožňuje pro každého uživatele zvolit, zda mu budou převedené dokumenty odesílány e-mailem, nebo ukládány do určené složky v jeho počítači.

Správa uživatelů
ScanFlow může být propojeno s adresářovými službami, typicky LDAP, v rámci kterých lze vyhledávat mezi uživateli. Vybraný a autentifikovaný uživatel se pak automaticky stává příjemcem skenovaných dokumentů a tyto data uživatele se také využijí jako metadata zpracování dokumentů. Kromě metadat uživatele má uživatel možnost zadávat i další metadata, která se využijí pro následnou práci s dokumenty. Lze tak efektivně řídit, kdo má právo ScanFlow používat a kdo ne.

Elektronická úřední deska
Zákon č. 81/2006 Sb., kterým se mění zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a vyhláška č. 64/2008 Sb., o přístupnusti zavádějí povinnost orgánů veřejné správy, aby informace související s výkonem veřejné správy byly uveřejňovány na webových stránkách ve formě, která umožňuje, aby se s těmito informacemi mohly seznámit i osoby slabozraké a nevidomé. Dokumenty vytvořené v počítači lze jednoduše převést pomocí virtuální PDF tiskárny přímo do textově čitelného PDF. Dokumenty naskenované běžným skenerem obsahují pouze obrazový otisk dokumentu, nikoli textovou vrstvu, proto je zveřejňování takovýchto dokumentů nevyhovující. Řešením je skenování do formátu sPDF pomocí systému ScanFlow, který zachovává původní vzhled dokumentu (naskenovaný obrázek je nezměněn) a současně do dokumentu vkládá strojově čitelnou textovou vrstvu získanou OCR systémem.

Video o ScanFlow
Naše video "POTŘEBUJU TOHLE PŘEPSAT. ASAP." vám příjemnou formou představí systém ScanFlow.

Minimální požadavky na server
Systém ScanFlow je natolik nenáročný, že může pracovat i na počítači s parametry běžnými před deseti lety.
• Hardware: CPU 1 GHz, HDD 1.4 GB, RAM 512 MB.
• Operační systém: Windows Server 2003, 2008, 2012; Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1; 32 i 64 bit.

   
© 2012-2015 Zdeněk Švúb